Aviso importante!
A organização do estoque está sempre na lista de prioridades dos empreendedores de sucesso. Por que será? Nesse texto trataremos do assunto, e passaremos algumas dicas de como manter esse setor sempre organizado.
Alguns empreendedores só lembram do estoque quando recebem a fatura de produtos comprados, ou quando faltam mercadorias na prateleira. Isso não deve ser assim. Varejistas e atacadistas, por exemplo, devem ter total controle dos itens que estão armazenados, e em todo final de ciclo, precisam realizar novo inventário.
Essa é uma prática que deve ser absorvida por qualquer negócio que mantenha um estoque, seja para revenda ou de matérias-primas usadas para fabricar novos produtos. Não precisa chega ao final do ano correndo atrás de notas fiscais de compras, para saber o que tem armazenado em seu estoque.
Para que esse setor fique devidamente organizado é preciso focar no movimento base: Entrada e Saída dos produtos. Tudo no estoque gira em torno disso, então ter controle do que entra e sai é o primeiro passo a ser tomado.
Medidas simples podem ser tomadas, tais como:
– Criação de um procedimento padrão para receber e liberar mercadorias do estoque
– Utilizar prontuários, fichas ou softwares para realizar o processo de cadastro, recebimento e liberação dos produtos
– Elaborar calendários para contagem do inventário
Claro que a organização do estoque também está condicionada a parte física do armazém. Então antes mesmo de criar o padrão de controle para entrada e saída dos materiais, vale desenhar um mapa do armazém.
Esse esquema para posicionar cada produto pode sofrer alteração a partir de um ranqueamento que considerará:
– A data de validade dos produtos
– Os mais vendidos
– Condições especiais de cada item (exposição ao sol, umidade, etc.)
Considerando esses princípios básicos, a organização do estoque tem tudo para acontecer.
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Desconsiderar a organização do estoque leva a um grande risco: prejuízos. Perder dinheiro não está nos planos de nenhum empresário, então tomar conta desse setor é essencial.
É possível verificar a desorganização no armazém quando:
– São solicitados produtos em duplicidade
– As mercadorias faltam
– Produtos que estão armazenados se vencem
– Não se da baixa das mercadorias que saíram do estoque, e assim não se tem o rastreio (da mesma forma a entrada)
Na prática os efeitos de um estoque sem controle são terríveis. Pensando num exemplo, imaginemos uma loja de material de construção que coloca uma pia no mostruário para venda; o vendedor vende o produto, e no momento de liberar a peça, não tem no estoque. Ainda terá a possibilidade de convencer o consumidor de levar o mostruário, mas certamente, este pedirá desconto, e pensará duas vezes em retornar ao estabelecimento.
É essencial que estoque e comercial estejam alinhados, mesmo que utilizem softwares de controle, as informações devem ser alimentadas constantemente, para que situações como a desse exemplo, não aconteçam.
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Fechar o ano com o estoque organizado é sinal de que o próximo ciclo começará mais ágil. Isso se refletirá sem dúvida em novas possibilidades de negócio.
Então aproveitar os últimos dias do ano para rever todos os processos de armazenagem, é uma ótima medida administrativa. Criar uma programação de verificação de inventário e de solicitação de novos pedidos, é outro ponto que não pode faltar nessa nova estratégia organizacional.
Os fornecedores são importantes nesse aspecto. Ter boas parcerias para que consiga insumos e mercadorias que atendam sua programação é sem dúvida excelente. Dessa forma, não precisará pedir produtos a mais, e nem correrá o risco de que eles faltem em suas prateleiras.
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